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Sie brauchen eine Entlastung im Büro?
Kein Problem – Nimm einfach mit mir Kontakt auf – und Du kannst Dich wieder um Deine Kunden, Patienten etc. kümmern.

Sie wünschen sich manchmal auch, dass Heinzelmännchen Ihre liegengebliebene Arbeiten erledigen? Leider gibt es keine Heinzelmännchen, aber es gibt die Möglichkeit, dass sie sich vom mir professionelle Hilfe holen und dass Sie ihr Büro so organisieren, dass sie Ihre Arbeiten schnell und effizient erledigen können. Dazu ein paar Tipps von mir!

Die Grundregeln für die Organisation im Büro resp. am Arbeitsplatz:

1. Ordnung am Arbeitsplatz ist das A und O

Ich kann es gar nicht oft genug erwähnen, wie sehr uns das Chaos am Arbeitsplatz ausbremst. Wenn Sie sich immer wieder durch Unterlagenstapel wühlen müssen, verschwenden Sie nicht nur Zeit sondern auch viel wertvolle Energie. Dauerhafte Entlastung beginnt mit einem aufgeräumten Schreibtisch resp. Büro. Räumen Sie ihn gleich jetzt frei und säubern Sie die Oberfläche. Und dann stellen Sie nur die Dinge auf, die Sie täglich benötigen: Monitor, Tastatur, Maus und eine Posteingangsschale. Legen Sie nur die Unterlagen auf den Tisch, an denen Sie tatsächlich gerade arbeiten. So lenkt Sie nichts ab und Sie können konzentriert die Aufgabe erledigen.

2. Intelligente Ablagen

Gerade im Zeitalter vom Computer ist es wichtig, dass Sie intelligente Ablagen, Ordner und Hilfsmittel verwenden.

Das fängt damit an, dass Ihre Adressen (egal ob privat oder geschäftlich) zentral in einem elektronischen Adressbuch (z.B. Outlook oder Adressen) erfasst und „gepflegt“ sind.

Im weiteren sind alle Dokumente elektronisch in entsprechenden Dateien (ich selbst habe alles in einem Cloud-Drive, damit ich immer und überall darauf Zugriff habe) abgelegt.

Dass man heute eine elektronische Agenda mit allen Terminen und entsprechenden Erinnerungen führt, sollte gar kein Thema mehr sein.

Im weitereren führe ich persönlich (in der App mSecure) alle Daten, die wichtig sind – das können Passwörter, Kreditkartenangaben, Versicherungen etc. sein – so finde ich immer schnell alle meine wichtigen Daten, welche geheim sind.

3. Nie mehr Stress mit dem E-Mail Postfach

Ein tägliches Ärgernis ist für viele ist das elektronische Postfach. Verschwenden Sie keine Zeit, indem Sie Ihre E-Mails immer sofort beantworten. Es ist viel effizienter, E-Mails nur zwei- bis dreimal am Tag gebündelt zu bearbeiten. Stellen Sie deshalb das visuelle oder akustische Eingangssignal aus. So werden Sie nie wieder durch neue Nachrichten aus Ihrer Konzentration gerissen. Bearbeiten Sie die E-Mails nach diesem bewährten Prinzip in fünf Schritten:

1. Alles, was Sie innerhalb von fünf Minuten erledigen können, erledigen Sie sofort!
2. Alles, was delegiert werden soll, leiten Sie weiter!
3. Alles, was archiviert werden muss, heften Sie direkt ab!
4. Alles, was eine längere Bearbeitungszeit benötigt, terminieren Sie und verschieben es in Ihre Aufgabenliste!
5. Alles, was unnötig ist, wird gelöscht!

4. Arbeiten Sie nach der Eisenhower-Matrix

dringend und wichtig – sofort erledigen

wichtig aber nicht dringend – terminieren

dringend aber nicht wichtig – nach Möglichkeit delegieren

nicht dringend und nicht wichtig – später erledigen resp. entsorgen

 

Dies sind nur ein paar Basis-Tipps, welche Ihr Leben deutlich verbessern können.